QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUÁN CAFE GỒM NHỮNG BƯỚC NÀO ?

Quy trình quản lý quán cafe sẽ dựa trên các khía cạnh chính, bao gồm : quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự và quản lý menu. Chúng ta sẽ lần lượt đi từng mảng quản lý quán cafe để bạn có thể hiểu rõ hơn.

QUẢN LÝ KINH DOANH

Ở khâu quản lý kinh doanh sẽ được chia nhỏ thành 3 giai đoạn chính gồm: quản lý đầu vào, quản lý vận hành và quản lý kiểm soát.

QUẢN LÝ ĐẦU VÀO

NGUỒN HÀNG

Đây là giai đoạn quan trọng trong kinh doanh quán cà phê, vì vậy việc quản lý nguồn hàng phải thật chi tiết như : Đối tác, nhà phân phối uy tín, giá cả, giấy chứng nhận, thời gian và địa điểm giao nhận hàng…

KHO BẢO QUẢN

Phải đảm bảo có kho hoặc khu vực dự trữ hàng hóa một cách phù hợp, tránh tình trạng thất thoát không đáng có.
Tiến hành thống kê lượng hàng hóa nhập, bao gồm những loại tài sản cố định và những tài sản nhỏ. Sau đó khai báo vào phần mềm quản lý bán hàng, phải ghi rõ các đơn vị nhập, ví dụ như thùng, lon…Cũng như phải khai báo rõ các khoản mục thu chi, giá cả, tên hàng hóa, danh mục kho hàng…
[quote]Tham khảo: 18 quán cà phê Acoustic ở Sài Gòn[/quote]

QUẢN LÝ VẬN HÀNH

Tiến hành khai báo và kiểm soát chặt chẽ số lượng đầu vào. Ví dụ nhập 1 kí cà phê pha chế được 40 ly…Quản lý trên phần mềm cũng như kiểm soát trong quá trình hoạt động kinh doanh gồm : phục vụ, pha chế, thu ngân một cách chặt chẽ và linh hoạt.

QUẢN LÝ KIỂM SOÁT

KIỂM SOÁT NHÂN SỰ

Đánh giá, kiểm soát nhân sự từ nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế, nhân viên thu ngân đến nhân viên quản lý…dựa trên bảng mô tả công việc đã đề ra. Ngoài ra, có thể dựa vào tình hình thực tế cùng những mục tiêu cụ thể để có thể điều chỉnh một cách linh hoạt.

KIỂM SOÁT THU CHI

• Đối với các khoản chi phát sinh hàng ngày, nên có sự phân quyền rõ ràng, thu ngân quản lý những khoản chi nhỏ và cấp quản lý với những khoản chi lớn, mỗi chi phí phát sinh đều có đầy đủ chữ kí.
• Đối với các khoản thu của quán nên có sự kiểm tra, kiểm soát vào cuối mỗi ca trực hoặc cuối ngày. Ngoài ra, nếu có nhiều nhân viên thu ngân chia cho nhiều ca trực thì phải có file bàn giao ca một cách cụ thể, rõ ràng.
• Quản lý các khoản thu và chi trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian cũng như tăng sự thuận tiện và rõ ràng hơn, nên tạo chi tiết các đề mục như : chi điện nước, chi cà phê, chi trái cây, chi lương…

KIỂM SOÁT KHO HÀNG ĐỊNH KÌ

Tiến hành kiểm kho theo định kì cùng mẫu kiểm kho, thông thường vào mỗi sáng thứ 2. Sau đó đối chiếu thực tế tại kho với số liệu quản lý trên phần mềm.

KIỂM SOÁT DỰA TRÊN CÁC BẢNG BÁO CÁO

Nếu bạn là người quản lý quán cà phê, cần phải nắm rõ các bảng báo cáo như:

• Báo cáo chi tiết các khoản chi phí.
• Báo cáo doanh thu theo định kì ngày, tháng và năm.
• Báo cáo các khoản thất thoát, phát sinh khác.
• Dựa trên bảng báo cáo để đánh giá và đưa ra chiến lược kinh doanh quán cà phê một cách tối ưu nhất.

QUẢN LÍ NHÂN VIÊN

Quản lý nhân viên là một trong những khâu quan trọng sau khi quản lý các hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, nhân viên cũng là bộ mặt của quán cũng như là người truyền tải những thông điệp kinh doanh đến khách hàng.
Tuy nhiên sẽ có nhiều vấn đề phát sinh ở khâu nhân sự khi quán cà phê đi vào hoạt động như: nhân viên làm việc hời hợt, thiếu vui vẻ, thường xuyên nghỉ việc…Vậy làm sao để quản lý nhân viên cho quán cà phê một cách tốt nhất.

Đầu tiên, trong trường hợp quán có nhiều nhân viên hay nghỉ việc đột xuất. Hãy thử giữ lại ít nhất khoảng 5 ngày lương làm việc để làm khoản dự phòng cho mức phạt, tăng tính răn đe đối với nhân viên.
Bạn cần phải soạn bảng mô tả công việc một cách đơn giản và rõ ràng, tốt nhất là giới hạn trong 1 trang giấy A4. Nêu rõ các vấn đề gồm: mô tả công việc, văn hóa phục vụ, quy trình tác nghiệp. Mấu chốt là phải có sự đơn giản và rõ ràng để nhân viên mới hoàn toàn có thể bắt tay ngay vào công việc được giao.
Đưa ra phương án chi trả lương một cách tốt nhất và công bằng nhất nhằm khuyến khích nhân viên tích cực làm việc.

QUY TRÌNH PHỤC VỤ

Một quy trình phục vụ rõ ràng giúp cho bộ phận nhân sự có thể hoạt động trơn chu và nhanh chóng, loại bỏ tình trạng thiếu chuyên nghiệp, lộn xộn khi vận hành quán. Các bước trong quy trình phục vụ quán cà phê cơ bản như sau :

1. GỌI MÓN

Nhân viên phục vụ tiến hành nhận yêu cầu gọi món từ khách hàng đến quán. Phiếu oder này phải có đầy đủ các thông tin từ người lập phiếu, số bàn, tên món, số lượng…để tiện cho quá trình rà soát nếu có sau này.

2. NHẬP VÀ IN PHIẾU

Nhân viên phục vụ mang phiếu oder đến bộ phận thu ngân. Nhân viên thu ngân sẽ tiến hành nhập vào máy tính đồng thời in phiếu chế biến. Khi đó bộ phận nhân sự pha chế, nhà bếp sẽ nhận được đơn hàng thông qua phiếu in món.

3. PHA CHẾ MÓN

Nhân viên pha chế/ đầu bếp sẽ tiến hành chế biến món theo yêu cầu in trên phiếu in. Sau khi pha chế xong, tiến hành sắp xếp để nhân viên phục vụ đưa ra đúng số bàn in trên phiếu.

4. GIAO MÓN

Nhân viên phục vụ kiểm tra món và những vật dụng, dụng cụ đi kèm theo món. Sau đó mang ra cho Khách hàng.

5. THANH TOÁN TIỀN

Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán của khách, nhân viên phục vụ vào quầy thu ngân và in phiếu tính tiền dựa theo số bàn trên hệ thống. Hệ thống thu ngân in phiếu tính tiền. Sau đó, nhân viên phục vụ kiểm tra và đưa cho khách thanh toán.
Ngoài ra, bạn phải có các phương án trong trường hợp phát sinh các tình huống đặc biệt như : Khách hàng đổi trả món, gọi thêm, chuyển bàn, gộp hoặc tách bàn…
[quote]Xem thêm: 8 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất[/quote]

QUẢN LÝ MENU CỦA QUÁN

Cuối cùng, quản lý menu của quán là một trong những điều quan trọng còn lại bởi kinh doanh quán cà phê phải luôn cập nhật các xu hướng mới, trend mới nhằm kịp thời mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Ví dụ vào ngày Valentine nên có thêm những món đồ uống phục vụ các cặp đôi trẻ…Việc nắm bắt và thay đổi như vậy giúp quán có được chổ đứng vững chắc hơn trong thị trường vốn có sự cạnh tranh cao.
[quote]Tham khảo thêm: Ý tưởng làm menu cho quán cà phê.[/quote] Ngoài ra, liên tục tiếp nhận những phản hồi từ những khách hàng của mình nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng đồ uống, chất lượng phục vụ một cách tốt nhất.